Resumo rápido
- Dá para trocar de contabilidade em qualquer mês do ano.
- Leia o contrato atual: aviso prévio (muitos preveem 30 dias) e eventual multa.
- A nova contabilidade pede os documentos e acessos ao escritório anterior por você.
- A empresa não para: impostos e folha seguem em dia durante a troca.
- Escolha quem faz planejamento tributário, reuniões e oferece tecnologia.
Sinais de que está na hora de trocar
Se você se reconhece em dois ou mais itens, vale conversar com outra contabilidade:
- Você só recebe guias e boletos, sem nenhuma explicação.
- Nunca teve uma reunião para falar sobre os números da empresa.
- Ninguém revisou o seu regime tributário nos últimos 12 meses.
- Você descobre multas e pendências por conta própria.
- As respostas demoram dias e vêm cheias de termos técnicos.
- Você não sabe quanto a empresa lucra de verdade nem quanto pode retirar.
- Tudo ainda depende de papel, e-mail e planilha.
- A empresa cresceu, mas o atendimento continua o mesmo.
Posso trocar de contabilidade a qualquer momento?
Sim. Não existe uma época obrigatória para trocar de contador. Muitas empresas preferem a virada do ano, porque assim um único escritório faz o fechamento anual, mas trocar no meio do ano também é comum e seguro. O que garante uma boa transição é definir a data de corte (a partir de qual mês o novo escritório assume) e transferir a documentação completa.
Antes de avisar o contador atual, leia o contrato: ele diz qual é o aviso prévio (muitos contratos preveem 30 dias) e se existe multa por rescisão.
Passo a passo para trocar de contabilidade
- 1
Escolha o novo escritório
Converse com mais de uma contabilidade e peça uma proposta por escrito, com escopo, prazos e valor. Use os critérios deste guia para comparar.
- 2
Leia o contrato atual
Veja o prazo de aviso prévio, se existe multa por rescisão e o que está incluído até a data de saída.
- 3
Avise o contador atual por escrito
Comunique a decisão por e-mail ou carta, respeitando o aviso prévio. Um tom cordial facilita a passagem de documentos.
- 4
Defina a data de corte
Combine a partir de qual competência (mês) o novo escritório assume. Assim não fica nenhum mês sem dono, nem lançado duas vezes.
- 5
Transfira documentos e livros
O novo escritório solicita ao anterior a documentação contábil, fiscal e trabalhista. Os escritórios formalizam entre si a passagem da responsabilidade técnica.
- 6
Atualize acessos e procurações
Revogue as procurações eletrônicas antigas (como a do e-CAC) e dê acesso ao novo escritório. Confira também o certificado digital e os sistemas da prefeitura.
- 7
Faça a reunião de início
Com a casa arrumada, o novo escritório apresenta o diagnóstico, as pendências encontradas e o plano para os próximos meses.
Na AMG, os passos 5, 6 e 7 ficam com a gente. Você escolhe, avisa o contador atual e nós conduzimos o resto.
Fale com a genteDocumentos que a nova contabilidade vai pedir
- Contrato social e alterações, cartão CNPJ e inscrições estadual e municipal
- Livros contábeis (Diário e Razão), balanços e balancetes dos últimos anos
- Guias de impostos pagos e parcelamentos em andamento
- Folha de pagamento, eSocial, FGTS e documentos dos funcionários
- Declarações entregues, conforme o regime (ECD, ECF, DEFIS, DCTFWeb e outras)
- Certidões negativas e eventuais pendências com a Receita, o estado ou o município
- Acesso ao certificado digital da empresa
Como escolher uma boa contabilidade
Preço importa, mas não deveria ser o único critério. Uma boa contabilidade ajuda a empresa a pagar menos impostos dentro da lei, a enxergar os números e a decidir melhor. Compare os escritórios por estes pontos:
| O que procurar | Como é na AMG |
|---|---|
| Planejamento tributário de verdade | Simulamos Simples, Presumido e Real e acompanhamos o Fator R todo mês. |
| Reuniões para discutir resultados | Reuniões periódicas com revisão de resultados, pendências e plano. |
| Tecnologia para acompanhar a empresa | Gestor Financeiro AMG no computador e no celular, com conexão ao Claude e ao ChatGPT. |
| Comunicação clara e rápida | Contato direto com o time que cuida da sua empresa, sem "contabilês". |
| Experiência e reputação | Três gerações desde os anos 60, mais de 300 empresas e cerca de 2 mil pessoas atendidas, em todo o Brasil. |
| Atualização constante | Reforma tributária, nova tributação de dividendos e NFS-e nacional acompanhadas de perto. |
| Proposta transparente | Escopo e investimento definidos por escrito antes de começar. |
Erros comuns na troca de contabilidade
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Avisar sem ler o contrato
Prazos e multas mudam de contrato para contrato. Leia antes de comunicar a saída.
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Não definir a data de corte
Sem uma competência combinada, um mês pode ficar sem fechamento ou ser lançado duas vezes.
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Esquecer procurações e acessos
Procurações eletrônicas e senhas antigas precisam ser revogadas e repassadas ao novo escritório.
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Não pedir a documentação completa
Livros, guias, folha e declarações dos últimos anos são a base para continuar sem riscos.
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Escolher só pelo menor preço
A contabilidade mais barata pode sair cara se ninguém planejar os seus impostos.